ZARZĄDZENIE Nr 54/2020 REKTORA UNIWERSYTETU PRZYRODNICZO-HUMANISTYCZNEGO w Siedlcach z dnia 1 kwietnia 2020 roku w sprawie nadzwyczajnego trybu podejmowania uchwał przez Senat i inne gremia kolegialne UPH

Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 85 ze zm.) i § 13 ust. 3 pkt 25 Statutu UPH w związku  z § 1 ust. 4 i 5 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 23 marca 2020 r. w sprawie czasowego ograniczenia funkcjonowania niektórych podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki w związku z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 511 i 528), dalej zwanego Rozporządzeniem MNiSW, zarządza się, co następuje:

§1

  • W okresie, o którym mowa w § 1 ust. 4 i 5 Rozporządzenia MNiSW tj. obecnie
    w okresie od dnia 26 marca 2020 r. do dnia 10 kwietnia 2020 r., Senat, Rady Dyscyplin, organy samorządu studentów i doktorantów oraz inne gremia kolegialne funkcjonujące w UPH, tj. komisje, zespoły robocze i inne, mogą na zarządzenie ich przewodniczącego, podejmować uchwały, w trybie elektronicznym, o ile uchwały te są niezbędne do zapewnienia ciągłości funkcjonowania Uniwersytetu. Uchwały, o których mowa w zdaniu poprzedzającym mogą być podejmowane wyłącznie w sprawach, dla których przepisy statutu i innych aktów prawnych przewidują głosowanie jawne.
  • Uchwały, o których mowa w ust. 1, mogą być podejmowane wyłącznie z wykorzystaniem:
    • narzędzi informatycznych, w tym formularzy internetowych, w sposób, o którym mowa
      w § 3 ust. 1 pkt 1;
    • poczty elektronicznej w domenie uph.edu.pl;
    • środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w sposób umożliwiający równoczesne komunikowanie się w czasie rzeczywistym oraz wzajemną identyfikację pomiędzy wszystkimi członkami organu lub gremium kolegialnego biorącymi udział
      w głosowaniu (np. wideokonferencja, telekonferencja).

 §2

  • Zarządzenie podjęcia uchwały lub uchwał w trybie wskazanym w § 1, wydaje przewodniczący Senatu lub innego gremium kolegialnego. W zarządzeniu podaje się termin oraz sposób oddawania głosów.
  • O wydaniu zarządzenia, o którym mowa w ust. 1 przewodniczący Senatu lub innego gremium kolegialnego informuje wszystkich członków Senatu lub gremium kolegialnego.
  • Do informacji, o której mowa w ust. 2 załącza się instrukcję dotyczącą technicznych kwestii oddawania głosów.

 §3

  • Uchwały podejmuje się w trybie elektronicznym poprzez:
  • oddanie głosu poprzez wysłanie w wyznaczonym terminie formularza internetowego, do którego dostęp mają wyłącznie członkowie Senatu lub gremium kolegialnego, poprzez odnośniki przesłane na imienne adresy poczty elektronicznej w domenie uph.edu.pl.; głos oddaje się poprzez zaznaczenie przy każdej uchwale jednej z opcji: ZA, PRZECIW, WSTRZYMUJĘ SIĘ oraz kliknięcie przycisku „Prześlij”;
  • oddanie głosu poprzez przesłanie wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej w domenie uph.edu.pl na adres wskazany we wniosku o podjęcie uchwały, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, zaznaczając w treści wiadomości jednoznacznie, czy głosuje się za, przeciw uchwale, czy wstrzymuje się od głosu; w braku takiego zaznaczenia głos będzie uważany za nieoddany;
  • oddanie głosu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w sposób umożliwiający równoczesne komunikowanie się w czasie rzeczywistym oraz wzajemną identyfikację pomiędzy wszystkimi członkami organu lub gremium kolegialnego biorącymi udział w głosowaniu (np. wideokonferencja, telekonferencja); osoba wyznaczona przez przewodniczącego, sporządza protokół
    z tak przeprowadzonego głosowania.
  • Z zastrzeżeniem odrębnych przepisów dotyczących kworum i wymaganej większości głosowania, w przypadku podejmowania uchwał w trybie elektronicznym, głosowanie uważa się za zakończone, a uchwałę za podjętą:
  • w przypadku trybu określonego w ust. 1 pkt 1 – z chwilą upływu terminu do przesłania formularza albo z chwilą otrzymania przez przewodniczącego organu lub gremium kolegialnego głosów wszystkich członków organu lub gremium, jeżeli nastąpiło to przed upływem terminu do oddawania głosów;
  • w przypadku trybu określonego w ust. 1 pkt 2 – z chwilą upływu terminu do oddawania głosów albo z chwilą otrzymania przez przewodniczącego organu lub gremium kolegialnego głosów wszystkich członków organu lub gremium, jeżeli nastąpiło to przed upływem terminu do oddawania głosów;
  • w przypadku trybu określonego w ust. 1 pkt 3 – z chwilą upływu terminu do oddawania głosów albo z chwilą oddania głosu przez ostatniego członka organu lub gremium uczestniczącego w wideokoferencji lub telekonferencji.

 §4

  • Przewodniczący Senatu lub gremium kolegialnego niezwłocznie informuje wszystkich członków o wynikach głosowań prowadzonych w trybie określonym w § 3.
  • Uchwały podjęte w trybie, o którym mowa w § 3, wraz ze wskazaniem sposobu głosowania, zostają przedstawione na najbliższym zwyczajnym posiedzeniu Senatu lub gremium kolegialnego i w formie załącznika dołączane są do protokołu z tego posiedzenia.
  • Głosy oddane w trybie elektronicznym, jak również protokoły z tych głosowań oraz pozostała korespondencja dokumentująca przebieg głosowań dołączane są do protokołu, o którym mowa w ust. 2. Materiały elektroniczne załącza się w formie wydruków lub
    w wersji elektronicznej na nośniku danych.

§5

W uzasadnionych przypadkach, egzaminy dyplomowe na studiach i studiach podyplomowych mogą odbywać się w sposób zdalny, w trybie określonym w § 1. Decyzję w sprawie przeprowadzenia egzaminu dyplomowego w trybie, o którym mowa w zdaniu poprzednim, podejmuje dziekan właściwego wydziału.

§6

  • Za obsługę i przebieg procesu podejmowania uchwał w trybie elektronicznym odpowiadają:
  • w przypadku uchwał podejmowanych przez Senat – Sekretarz Rektora;
  • w przypadku uchwał podejmowanych przez inne niż Senat gremia kolegialne – osoby wyznaczone przez przewodniczących tych gremiów.
  • Ośrodek Zarządzania Siecią Komputerową odpowiada za sprawne funkcjonowanie systemu elektronicznego podejmowania uchwał.

 §7

Wszelkie wątpliwości interpretacyjne wynikające z realizacji niniejszego zarządzenia rozstrzyga Rektor.

 §8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

REKTOR
dr hab. Tamara Zacharuk
profesor uczelni

Treść zarządzenia w postaci pliku PDF.